Conformément à l'article D222.3 du Code des Ports Maritimes de la Polynésie Française, les capitaines, propriétaires des bâtiments doivent adresser à la Capitainerie de la marina (marinataina@mail.pf), 24 heures à l'avance ou au plus tard au départ du port précédent, lorsque celui-ci est situé à moins de 24 heures de route, leur prévision d'arrivée sur rade ou à la bouée d'atterrissage des chenaux d'accès, en indiquant :

• Le nom du bâtiment, son tonnage, sa longueur et sa largeur ;
• La date et l'heure de l'arrivée ;
• Le tirant d'eau maximum du bâtiment à son arrivée au port ;
• La nature et le tonnage des différentes matières et cargaisons dangereuses transportées (en transit ou à débarquer) ;
• Les avaries éventuelles du bâtiment, de ses apparaux ou de la cargaison ;
• Les urgences éventuelles (bléssés, décès etc...)

Un message rectificatif doit être envoyé en cas de changement.

Les responsables de la marina (Commandant de port, maitre de port etc...)  peuvent interdire l'accès de la marina (à quai ou sur corps-morts) aux bâtiments dont l'entrée est susceptible de compromettre la sécurité, la conservation du plan, la bonne exploitation des ouvrages portuaires ou la garantie d'usage d'un stationnement déjà sous convention annuelle.

L'accès au port peut être subordonné à la visite préalable d'un expert agréé par le directeur du port, les frais d'expertise sont à la charge de navire.

Conformément à l'article D.222-5 du Code des Ports Maritimes de la Polynésie Française, tout capitaine ou propriétaire entrant dans la marina doit à son arrivée remplir à la Capitainerie une déclaration écrite indiquant notamment le nom de son bâtiment, celui du capitaine, celui du propriétaire, de l'armateur, du consignataire du navire, du consignataire de la cargaison, du courtier, le tonnage du bâtiment, ses tirants d'eau, son genre de navigation, la nature de son chargement, le nombre de passagers,
sa provenance, sa destination et le nombre d'hommes de son équipage, une déclaration sur les certificats de sécurité et sur l'état de navigabilité du navire, conformément aux dispositions du modèle de déclaration en usage dans le port.

Cette déclaration doit être faite auprès de la capitainerie dans les 24 heures qui suivent l'entrée du navire dans la marina. Avant les départs, une déclaration doit être faite à la Capitainerie au plus tard 48 heures avant la sortie précisant le jour et l'heure de l'appareillage, les escales prévues et la destination finale.

Si le bâtiment transporte, transborde, charge ou décharge des matières dangereuses, le capitaine ou le propriétaire devra fournir à la Capitainerie de la marina la liste complète de ces matières qui sont simplement en transit et celles qui doivent être chargées ou déchargées dans la marina.

En outre, lorsque la réglementation en vigueur subordonne l'accès à la marina à la possession de documents ou certificats établis selon les règlements internationaux, en matière de navigation maritime, le capitaine du bâtiment doit présenter les documents ou certificats à la capitainerie du port.

Les formalités ci-dessus n'excluent pas celles prescrites sur d'autres administrations et en particulier les formalités relatives à la police sanitaire.

Les navires séjournant à la marina doivent avoir obligatoirement une assurance responsabilité civile en cours de validité comportant au minimum les risques suivants :

• dommages causés aux ouvrages du port, quelle qu'en soit sa nature soit par le navire, soit par l'usager ;
• dommages tant matériels que corporels causés aux tiers à l'intérieur du port et sur corps-morts (y compris ceux pouvant découler de l'incendie du navire ou du déversement d'hydrocarbures ou du rejet des eaux noires sur le plan d'eau, renflouement et enlèvement de l'épave dans la zone de gestion de la marina, corps-morts compris.

Les navires entrant à la marina doivent impérativement être en état de naviguer, c’est à dire en état d’effectuer une navigation correspondant au type, à la catégorie de navigation et à la nature du bateau et posséder les certificats adéquats.

En cas de doute sur la navigabilité du navire, une expertise par un essai en mer pourra être demandée par la Capitainerie au frais du navire conformément à l'article D.222-5 du Code des Ports Maritimes de la Polynésie Française.

Les navires doivent être tenus en bon état et agréable à regarder d'aspect extérieur.

Le nom, l'immatriculation et le port d'attache ou quartier d'immatriculation du navire doivent être visibles.